3 phút tóm gọn nội dung webinar “Tinh gọn quy trình – Hiệu quả chi phí cho trung tâm đào tạo”

Ngày 15/9/2023 vừa qua, webinar “Online Tutoring: How to Streamline Operations for Cost Optimization” (Tinh gọn quy trình – Hiệu quả chi phí cho trung tâm đào tạo) do  ClassIn phối hợp cùng DotBEdSpace tổ chức đã diễn ra thành công tốt đẹp, thu hút hơn 300 người tham dự, trong đó có gần 150 khán giả theo dõi cùng lúc qua các kênh trực tuyến, đặt câu hỏi và tương tác sôi nổi cùng các diễn giả.

Webinar có sự tham gia của ông Nguyễn Quang Vũ – Giám đốc ClassIn Việt Nam, ông Huỳnh Đức Huy – CEO của DotB, đơn vị cung cấp hệ thống quản lý đào tạo, và ông Nguyễn Trọng Hoàng Quân – đồng sáng lập EdSpace, Trung tâm đào tạo ngôn ngữ nổi tiếng với các chương trình tiếng Anh và luyện thi IELTS.

Một bên cung cấp nền tảng, một bên cung cấp hệ thống quản lý đào tạo, và một bên là đơn vị giáo dục trực tiếp vận hành trung tâm, webinar vì thế đã mở ra nhiều góc nhìn đa chiều về việc vận hành trung tâm dạy kèm online sao cho hiệu quả với quy trình tinh gọn, đảm bảo tối ưu chi phí đúng như tên gọi.

Webinar 15 9 1

Tìm hiểu nút thắt trong quy trình vận hành trung tâm

Theo báo cáo từ HEPI (Higher Education Price Index), tái thiết kế chương trình giảng dạy bằng cách kết hợp công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 31% chi phí vận hành. Tuy nhiên, hầu hết các trung tâm Việt Nam vẫn chưa tìm ra giải pháp áp dụng công nghệ sao cho tối ưu, hiệu quả, đặc biệt ở ba khâu tối quan trọng, bao gồm khâu tuyển sinh, khâu quản lý vận hành và quản lý đào tạo, giữ chân học sinh.

“Trong quá trình hỗ trợ các dự án chuyển đổi số, Huy nhận thấy tuyển sinh là giai đoạn quan trọng và tiên quyết nhất để mang về dòng tiền đủ để duy trì các hoạt động khác, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dĩ nhiên, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển sinh, nhưng một trong số đó chính là quản lý dữ liệu. Hai bài toán mà Huy nhận thấy hầu hết các trung tâm đều gặp khó khăn chính là quản lý dữ liệu học viên và cách theo dõi, đo lường hiệu quả tuyển sinh”, ông Huỳnh Đức Huy, nhà sáng lập kiêm CEO của DotB, chia sẻ. Được biết, ông Huy đã có hơn 9 năm đi tư vấn, triển khai và quản lý các dự án phần mềm CRM cho hơn +100 dự án chuyển đổi số, phần mềm quản lý toàn diện cho các trung tâm đào tạo.

Mỗi ngày, doanh nghiệp phải quan tâm đến rất nhiều số liệu: có bao nhiêu học viên tìm đến, họ đến từ những nguồn nào, chi phí để chúng ta mang về một khách hàng tiềm năng là bao nhiêu, doanh thu dành cho học viên mới, học viên cũ, học viên tái tục… là bao nhiêu. Khi tổ chức càng phát triển, việc tìm kiếm một hệ thống quản lý dữ liệu càng trở nên cấp thiết. Bảo mật cũng là một vấn đề lớn mà doanh nghiệp cần quan tâm để tránh thất thoát dữ liệu.

“Hiện tại, các quy trình về dữ liệu tại các trung tâm đang thực hiện thủ công khá nhiều như nhập điểm số của học sinh hay hiệu quả bán hàng của nhân viên… Cùng một tác vụ, chúng ta phải thao tác rất nhiều nơi dẫn đến ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, trải nghiệm đến khách hàng và ảnh hưởng trực tiếp lên doanh thu”, giám đốc ClassIn Việt Nam chia sẻ.

webinar
Anh Nguyễn Quang Vũ – Giám Đốc ClassIn Việt Nam chia sẻ về các nút thắt trong quá trình vận hành trung tâm

Đối với các trung tâm có nhiều cơ sở, việc quản lý tài chính, cân bằng thu chi và theo dõi doanh thu cũng đặt ra nhiều thách thức đòi hỏi các trung tâm phải có hệ thống quản lý hiệu quả.

Ngoài ra, hệ thống quản lý cũng vô cùng quan trọng để giúp người quản lý có thể nhìn thấy toàn bộ bức tranh trong quá trình vận hành đào tạo. “Tuy cùng một giáo trình, làm sao để đảm bảo tính thống nhất trong chương trình giảng dạy của giáo viên cũng là một bài toán EdSpace từng gặp phải, bởi chương trình giảng dạy chính là điểm cạnh tranh cốt lõi của EdSpace”, ông Nguyễn Trọng Hoàng Quân chia sẻ. 

Ứng dụng công nghệ để giải quyết các nút thắt xoay quanh dữ liệu lớn

“Để có thể giải quyết được những bài toán trên, Huy sẽ chia sẻ một từ khóa rất quan trọng: đo lường và tối ưu”, CEO của DotB Huy nhấn mạnh.

Dựa vào chiến lược kinh doanh cũng như sự phát triển, mục tiêu của trung tâm tại từng thời điểm, các doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu tuyển sinh của giai đoạn đó. Khi xác lập được mục tiêu tuyển sinh, dựa vào những dữ liệu trong quá khứ về tỷ lệ chuyển đổi, chúng ta có thể xác định được số lượng học viên tiềm năng cần có để có thể chuyển đổi. Dựa trên con số này, doanh nghiệp có thể xác định, lựa chọn các kênh quảng cáo và đo lường hiệu quả của các kênh chạy chiến dịch quảng cáo, từ đó hoạch định các chiến lược quảng cáo tối ưu.

Một cơ sở quản lý dữ liệu tốt sẽ là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời trước, trong và sau khi đến với trung tâm: từ lúc nhìn thấy quảng cáo, liên hệ, được tư vấn, trải nghiệm dùng thử, đăng ký khóa học, chăm sóc xuyên suốt khóa học và nhận được những báo cáo cụ thể để nhìn thấy sự tiến bộ trong suốt quá trình học.

“Trước, trong và sau khi đến với trung tâm, giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ có rất nhiều những tiếp xúc. Và toàn bộ những tiếp xúc này đều có thể tự động hóa nhờ ứng dụng công nghệ.”, ông Huy chia sẻ về các giải pháp quản lý đào tạo tại DotB – “đóng gói” toàn bộ hệ thống quản lý và chăm sóc khách hàng trên cùng một nền tảng.

Webinar 15 9 3
Anh Huỳnh Đức Huy – CEO DotB chia sẻ về các giải pháp để giải quyết các nút thắt

Bên cạnh đó, một trong những “cái bẫy” khi nhắc đến dữ liệu lớn là xác định những thông số cần đo lường. “Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh của mình tại mỗi thời điểm là gì, để xác định được đâu là những chỉ số cần đo lường, tránh việc chỉ số cần đo lượng chúng ta lại không có dữ liệu, và ngược lại”, ông Vũ chia sẻ thêm. “Cá nhân Vũ hay chia sẻ với các trung tâm hai chỉ số quan trọng cần đo lường: số lượng khách hàng đặt lịch hẹn đến trung tâm thông qua các kênh bán hàng, và bao nhiêu khách hàng có thể chuyển đối được sau khi đã đến trung tâm”.

Đối với kết quả học tập của học sinh, doanh nghiệp cũng nên tập trung đo lường những chỉ số quan trọng: chỉ số hài lòng của khách hàng (NPS), số lượng khách hàng mới có được từ lượng khách hàng cũ, cũng như các chỉ số về học tập, điểm số, mức độ tham gia lớp học của học viên.

Đối với vấn đề thứ ba, quản lý tài chính, các doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng như Base.vn để kiểm tra và theo dõi dòng tiền, duyệt lệnh đi tiền, biết được ai đã duyệt lệnh nào, thống kê các lệnh duyệt tiền mỗi tháng.

Tinh gọn quy trình – Hiệu quả chi phí cho trung tâm đào tạo

“Nhờ việc ứng dụng các hệ thống LMS, EdSpace ngày nay đã có thể xây dựng các lớp học mẫu để quy chuẩn hóa chương trình học, hỗ trợ trung tâm dễ dàng nhân rộng chương trình cũng như tùy biến sau này khi phát triển hơn. Việc bảo vệ các tài sản trí tuệ và bảo mật thông tin tại EdSpace cũng được quản lý triệt để trên các nền tảng ClassIn và Cohota, dễ dàng chia sẻ tài nguyên, phân quyền cho giáo viên mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.”, ông Quân chia sẻ thêm về cách ứng dụng công nghệ thực tế tại EdSpace. 

EdSpace hiện tại đã sẵn sàng thử nghiệm các sản phẩm mới bên cạnh các chương trình tiếng Anh và luyện thi cốt lõi của mình. “Chẳng hạn, trước đây, EdSpace chỉ có thể mở được các lớp tối đa 16 học viên. Giờ đây, nhờ có ClassIn, EdSpace đã có thể tổ chức các lớp học lên đến 100 bạn học viên mà vẫn đảm bảo tương tác và quản lý dễ dàng”. ClassIn trở thành “cánh tay nối dài” cho phép EdSpace hợp tác với rất nhiều giáo viên giỏi tại khắp nơi ở Việt Nam hay thậm chí là ở nước ngoài mà không còn bị rào cản về địa lý hay đào tạo học thuật.

Webinar 15 9 4 1
Anh Nguyễn Trọng Hoàng Quân – Đồng sáng lập EdSpace chia sẻ những kinh nghiệp trong việc áp dụng công nghệ vào việc tối ưu chi phí cho trung tâm

Nhìn chung lại, để có thể tinh gọn quy trình và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần nắm được rõ mình muốn gì và các chỉ số mình cần xem để có thể sử dụng triệt để và tối ưu về các hệ thống, nền tảng. Việc mua sắm, trải nghiệm nhiều nền tảng mà không rõ mình muốn gì sẽ rất tốn kém cả về chi phí lẫn thời gian. 

Thứ hai, doanh nghiệp nên tìm hiểu và lựa chọn những nền tảng tích hợp, có thể giải quyết nhiều bài toán và đo lường được nhiều chỉ số cùng một lúc, tránh sử dụng nhiều hệ thống khác nhau cùng một lúc, gây rối ren và không hiệu quả. 

Thứ ba, nếu được, các doanh nghiệp nên sử dụng các hệ thống có đội ngũ chuyên môn tại Việt Nam để được tư vấn tường tận, hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề xảy ra, cũng như tích hợp được vào các hệ thống quản lý dữ liệu mà doanh nghiệp đang có sẵn. 

Và cuối cùng, hãy thực sự sử dụng! Nền tảng chỉ có thể phát huy tốt nhất nếu được sử dụng và trực tiếp giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp, thay vì chỉ “mua rồi để đó”.


“Online Tutoring: How to streamline operations for cost optimization” là sự kiện thuộc chuỗi webinar do ClassIn tổ chức, với mong muốn mang đến một không gian mở, nơi các chuyên gia hàng đầu và người hoạt động trong lĩnh vực giáo dục chia sẻ quan điểm, góc nhìn, và câu chuyện thực tế về ứng dụng giải pháp công nghệ để nâng cao trải nghiệm người học và hiệu quả hoạt động giáo dục.

Xem lại toàn bộ nội dung buổi Webinar “Online Tutoring: How to streamline operations for cost optimization”

Chia sẻ bài viết này:

Sự kiện mới nhất

BẢN CẬP NHẬT MỚI

ĐĂNG KÝ nhận
NEWSLETTER

BÀI VIẾT GẦN ĐÂY